viernes 4/12/20
TECNOLOGÍA

¿Qué soluciones digitales te ayudarán a optimizar las gestiones de tu empresa?

Una buena gestión de la comunicación, de los documentos o de las reuniones, es esencial para mejorar el rendimiento y la productividad de tus empleados y de tu empresa. Hoy día puedes disponer de varias soluciones digitales que te aportarán las herramientas y la ayuda que puedas necesitar para optimizar las gestiones empresariales.

Mujer trabajando con un ordenador
Mujer trabajando con un ordenador

UNA HERRAMIENTA DE GRAN UTILIDAD

Los beneficios de Office 365 para tu empresa son muchos, ya que se trata de una plataforma formada por un conjunto de herramientas que te facilitarán diferentes tareas de comunicación, colaboración y productividad de tu empresa.

Entre los beneficios más destacados que puede ofrecer, podemos mencionar los siguientes.

SERVICIO EN LA NUBE

Office 365 se encuentra en la nube, de esta manera podrás acceder a sus herramientas desde cualquier lugar y dispositivo, así como a los empleados que autorices.

Gracias a esto, la colaboración entre el equipo es inmediata, ya que los cambios realizados en los documentos se mostrarán al instante en la interfaz de todos.

Además, la posibilidad de trabajar desde la nube no solo mejorará la eficacia de las tareas, también te permitirá ahorrar en gastos, dado que no deberás invertir en infraestructura donde guardar los documentos, los vídeos, las imágenes y cualquier otro archivo que sea necesario en tu empresa.

Tampoco existirán servidores que debas reparar, cambiar o actualizar constantemente, de esta manera aumentarás la productividad de tu empresa.

COMUNICACIÓN

Uno de los aspectos más importantes en las empresas es la comunicación y con las diferentes herramientas que ofrece Office 365, como Skype o Microsoft Teams, es posible organizar videoconferencias con buena calidad.

Esto facilitará la comunicación de los colaboradores, ya que es posible hablar, enviar mensajes y compartir archivos que se necesiten para la reunión de forma rápida y fácil, de manera que será posible hacerlo desde cualquier dispositivo conectado a internet, ya sea un ordenador portátil, tablet o móvil. Estas herramientas son de gran utilidad en estos tiempos, donde el teletrabajo está en auge, debido a la situación por la pandemia.

De igual manera dispondrás de un espacio de almacenamiento en Outlook, con buzones compartidos y la posibilidad de acceder a la plataforma desde el sitio web o la aplicación móvil.

SOPORTE

Ante cualquier problema o duda relacionada con el uso de Office 365, dispones del servicio de soporte técnico de la misma empresa de Microsoft, con la posibilidad de ser atendido por profesionales en tu idioma, que te ayudarán a solucionar los problemas que puedas tener.

UN SOFWARE ESENCIAL

La gestión de los documentos de tu empresa es un aspecto esencial, ya que esto facilitará las diferentes tareas que deban realizar tus empleados.

Sin embargo, para conseguir optimizar estas tareas, necesitarás contar con un software de gestión de documentos, como https://www.caltico.es/software-gestion-documental-microsoft/, desde el cual puedes encargarte de todos los documentos de tus clientes, proveedores y empleados, con la mayor comodidad.

Por medio de este software puedes centralizar el almacenamiento de los documentos en una misma plataforma, así evitarás tener que buscar el archivo que necesites en un determinado momento en carpetas de diferentes equipos y podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Gracias a esta centralización es posible reducir el tiempo de búsqueda y agilizar las tareas de los empleados, lo cual beneficiará directamente a la productividad de las diferentes áreas de tu empresa.

Con respecto a los temas de seguridad, estos programas de gestión documental se diseñan con un alto nivel de seguridad, por lo que cumplen con todas las normativas exigidas por la administración pública relacionadas con la protección de datos personales, ya sean de clientes, proveedores o empleados.

Además, al estar los documentos en formato digital, éstos no se deteriorarán, no se dañarán ni se perderán, algo que sí sucedería con los documentos en papel. En este sentido, guardar los documentos en estos programas, puede ayudarte a preservarlos durante mucho más tiempo, y siempre en las mejores condiciones.

Ambas herramientas te aportarán una solución eficiente para las diferentes necesidades de tu empresa, mejorarás la comunicación, la gestión de los documentos, la accesibilidad y la colaboración entre las diferentes partes. Por lo que estos programas son esenciales para ayudarte a aumentar el rendimiento de tus empleados, la productividad de las tareas y la seguridad de la empresa.
 

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